Climate change, adaptation, resilience

Position: Executive Assistant
Type: full time, maternity leave replacement to Dec. 2027
Organization: CLIMAtlantic
Location: Atlantic Canada 

About CLIMAtlantic

CLIMAtlantic is a regional, charitable organization supporting Atlantic Canadian in making informed decisions to address and deal with the impacts from climate change.

CLIMAtlantic facilitates access to information and tools and carries out its work through collaboration, networking, partnerships, and communication. CLIMAtlantic is part of a national network of climate services organizations, and works with the four provincial governments and the federal government, as well as regional stakeholders and rightsholders.

Position Summary

The Executive Assistant primarily works with the Executive Director (ED), Associate Executive Director (AED) as well as the rest of the staff team at CLIMAtlantic to provide administrative, organizational and financial administration support to the organization. This is a dynamic role that requires a high level of organization and attention to detail, excellent communication skills, and the ability to think critically and proactively.

Location: Atlantic Canada
Mode: Virtual
Employment Type: Full-Time, maternity leave replacement
Supervisor: Executive Director
Hiring Salary Range: $ 54,600 to $ 65,000

Main Responsibilities

Support to the ED (15%)

• Support the ED and AED’s travel arrangements and expense claims.
• In some instances, serve as the primary point of contact for the ED, representing the office with professionalism, responsiveness, and sound judgment.
• Lead the development of the ED report to the Board of Directors every quarter.
• Support the ED on tasks related to the Board and committees, such as scheduling meetings, preparing agendas and meeting materials, coordinating travel and logistics, taking minutes, and other responsibilities.
• Act as a secondary liaison to Board and Committee members, ensuring continuity of communication and support.

Administration and Organizational Support (65%)

• Maintain administrative processes that are accurate, timely, and compliant with internal protocols, including record keeping.
• Support documentation, tools, systems, and practices that improve workflow and collaboration.
• Participate in and support cross-functional initiatives.
• Help plan and deliver events and special initiatives led by or involving the ED and Senior Leadership Team.
• Coordinate travel arrangements, agendas and expense claims for Senior Leadership Team members.
• Carry out additional duties as required to support the ED and CLIMAtlantic.

Financial Administration (20%)

• Manages incoming bills, payments, organizing the financial files for the bookkeeper.
• Works closely with staff to ensure timely submission of expense claims, invoices and bills.
• Verify time worked of employees, run bi-monthly payroll, and payment of remittance.
• Oversees organization and compilation of all files relevant for yearly reviews by a CPA accounting firm.

Position Requirements

• Two (2) years in a similar position.
• Comfort using Google suite, Zoom, Asana.
• An interest in non-profit governance and operations.
• Alignment with CLIMAtantic’s values and mission.
• Demonstrates commitment to equity, diversity, inclusion.

Asset Qualifications

• Experience working in a charitable organization or non-profit.
• Experience working with Salesforce Not-For-Profit.
• Understanding of climate change and adaptation issues in Atlantic Canada.

Skills and Aptitudes Required

• Communicates clearly and effectively, both verbally and in writing.
• Builds positive relationships through active listening, collaboration, and professionalism.
• Analyzes issues, exercises sound judgment, and identifies practical solutions.
• Demonstrates empathy, self-awareness, and strong interpersonal skills.
• Provides responsive support to the CLIMAtlantic team, stakeholders, and the public as needed.
• Works effectively with others to achieve shared objectives.
• Manages priorities, resources, and deadlines efficiently.
• Learns quickly and adapts to changing needs and circumstances.
• Uses technology and organizational systems effectively to support work.
• Applies administrative and organizational knowledge to support operational effectiveness.

Benefits

• Generous benefits package with a 10% employee participation.
• Virtual working conditions and telephone & internet allowance.
• Paid holiday time off between Dec 25 and Jan 1.

Statement on Salary Negotiation

During hiring, employees are placed only at the top of the offered range offered if they demonstrate most or all asset qualifications.

Equal Employment Opportunity Statement

Don’t meet every single requirement? At CLIMAtlantic we strive to build a diverse, inclusive and authentic workplace, so if you’re excited about this role but your past experience doesn’t align perfectly with every qualification in the job description, we encourage you to apply anyway. You may be just the right candidate for this or other roles.

CLIMAtlantic is committed to providing support and capacity building opportunities to the communities we work with, and we highly value lived experiences which bring diverse perspectives to our team. We encourage Indigenous applicants to apply.

Privacy Statement

By applying for this position, you freely and knowingly consent to the inclusion of all information provided by you to CLIMAtlantic in a file created in connection with your application for this or any similar position. You acknowledge that the file created on your application will be accessible to only those personnel involved in the hiring process. You also authorize CLIMAtlantic to contact the persons named as references in order to obtain evaluations of your performance and opinions on your work during former employment experiences.

Application Closing Date: August 14th, 2026

Expected start date: early September, 2026

To apply:

To apply for this position please send a cover letter, resumé and mention that you saw this posting at GoodWork.ca, in ONE document in PDF format with the title: [First name] [last name] Executive Assistant to admin.direction@climatlantic.ca .

 

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Offre d'emploi

Adjoint-e administratif-ve
(remplacement d’un congé de maternité au Décembre 2027)

À propos de CLIMAtlantic

CLIMAtlantic facilite l’accès à l’information et aux outils permettant aux gens de la région de l’Atlantique de soutenir la prise de décision en matière d’adaptation grâce à la collaboration, au réseautage, aux partenariats et à la communication. CLIMAtlantic fait partie d’un réseau national d’organismes de services climatiques et travaille avec les quatre gouvernements provinciaux et le gouvernement fédéral, ainsi qu’avec les parties prenantes régionales et les titulaires de droits.

Résumé du poste

L'adjoint-e administratif-ve travaille principalement avec la directrice générale (DG), le ou la directaire général-e adjoint-e (DGA) ainsi qu'avec le reste de l'équipe de CLIMAtlantic afin d'apporter un soutien administratif, organisationnel et financier à l'organisation. Il s'agit d'un poste dynamique qui exige un haut niveau d'organisation et de souci du détail, d'excellentes compétences en communication, ainsi que la capacité de faire preuve d'esprit critique et d'initiative.

Lieu de travail : Canada atlantique
Mode de travail : à distance
Genre d’emploi : poste à temps plein, en remplacement d’un congé de maternité
Supérieur hiérarchique : Directrice générale
Échelle de salaire à l’embauche : de 54 600 $ à 65 000 $

Principales responsabilités

Soutien à la DG (15 %)

• Gérer les préparatifs de voyage et les notes de frais de la DG et DGA.
• Dans certains cas, servir de point de contact principal pour la directrice générale, en représentant le bureau avec professionnalisme, diligence et en faisant preuve de jugement.
• Diriger la rédaction du rapport trimestriel de la directrice générale à l’intention du conseil d’administration.
• Appuyer la directrice générale dans les tâches liées au conseil d’administration et aux comités, telles que la planification des réunions, la préparation des ordres du jour et des documents pour les réunions, la coordination des déplacements et de la logistique, la rédaction des procès-verbaux et d’autres responsabilités.
• Servir de liaison secondaire auprès des membres du conseil d’administration et des comités, en assurant la continuité de la communication et du soutien.

Soutien à l’administration et à l’organisation (65 %)

• Veiller à ce que les processus administratifs soient précis, efficaces et conformes aux protocoles internes, y compris la tenue des dossiers.
• Assurer le soutien nécessaire pour que la documentation, les outils, les systèmes et les pratiques améliorent le flux de travail et la collaboration.
• Participer à des initiatives entre les services et les soutenir.
• Contribuer à la planification et à l’organisation d’événements et d’initiatives spéciales dirigés par la directrice générale et l’équipe de direction, ou impliquant ces derniers.
• Coordonner les préparatifs de voyage, les ordres du jour et les notes de frais des membres de l’équipe de direction.
• Accomplir des tâches supplémentaires selon les besoins afin de soutenir la directrice générale et CLIMAtlantic.

Administration financière (20 %)

• Gérer les factures entrantes et les paiements, et organiser les dossiers financiers pour le-la comptable.
• Travailler en étroite collaboration avec le personnel pour garantir la soumission en temps voulu des notes de frais, des factures et des relevés de paiement.
• Vérifier les heures travaillées par les employés, préparer les paies toutes les deux semaines et le versement des salaires.
• Superviser l’organisation et la compilation de tous les dossiers nécessaires aux audits annuels réalisés par un cabinet d’expertise comptable agréé.

Exigences du poste

• Deux (2) années d’expérience dans un poste semblable.
• Maîtrise de Google suite, Zoom, Asana.
• Intérêt pour la gouvernance et le fonctionnement des organismes sans but lucratif.
• Adhésion aux valeurs et à la mission de CLIMAtantic.
• Engagement démontré en faveur de l’équité, de la diversité et de l’inclusion.

Atouts

• Expérience professionnelle au sein d’une organisation caritative ou sans but lucratif.
• Expérience de l’utilisation de la plateforme Salesforce Not-For-Profit.
• Compréhension des enjeux liés aux changements climatiques et à l’adaptation au Canada atlantique.

Compétences et aptitudes requises

• Communiquer clairement et efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Entretenir des relations positives grâce à l’écoute active, à la collaboration et au professionnalisme.
• Analyser les problèmes, faire preuve de jugement et trouver des solutions pratiques.
• Faire preuve d’empathie, de conscience de soi et avoir de solides compétences interpersonnelles.
• Apporter un soutien rapide à l’équipe de CLIMAtlantic, aux parties prenantes et au public, selon les besoins.
• Travailler efficacement avec les autres pour atteindre des objectifs communs.
• Gérer efficacement les priorités, les ressources et les échéances.
• Apprendre rapidement et savoir s’adapter à l’évolution des besoins et des circonstances.
• Utiliser efficacement les technologies et les systèmes organisationnels pour faciliter son travail.
• Mettre en œuvre ses connaissances administratives et organisationnelles pour favoriser l’efficacité opérationnelle.

Avantages

• Un ensemble d’avantages sociaux généreux avec une participation de 10 % de la part du salarié.
• Des conditions de travail à distance et une indemnité pour les frais de téléphone et d’Internet.
• Des congés payés entre le 25 décembre et le 1er janvier.

Déclaration relative à la négociation salariale

Lors du recrutement, les employés ne sont placés au sommet de l’échelle salariale proposée que s’ils ou si elles démontrent la plupart ou la totalité des atouts requis.

Déclaration sur l’égalité des chances en matière d’emploi

Vous ne répondez pas à toutes les exigences? Chez CLIMAtlantic, nous nous efforçons de créer un lieu de travail diversifié, inclusif et authentique. Ainsi, si ce poste vous intéresse mais que votre expérience ne correspond pas parfaitement à toutes les qualifications mentionnées dans la description de poste, nous vous encourageons tout de même à postuler. Vous pourriez être le ou la candidate idéale pour ce poste ou pour d’autres.

CLIMAtlantic s’engage à fournir un soutien et des opportunités de renforcement des capacités aux communautés avec lesquelles nous travaillons, et nous accordons une grande importance aux expériences vécues qui diversifient les perspectives au sein de notre équipe. Nous encourageons les candidats et candidates autochtones à postuler.

Déclaration de confidentialité
En postulant à ce poste, vous consentez librement et en toute connaissance de cause à ce que toutes les informations que vous fournissez à CLIMAtlantic soient intégrées dans un dossier créé dans le cadre de votre candidature à ce poste ou à tout autre poste similaire. Vous reconnaissez que le dossier créé à partir de votre candidature ne sera accessible qu’aux membres du personnel impliqués dans le processus de recrutement. Vous autorisez également CLIMAtlantic à communiquer avec les personnes désignées comme références afin d’obtenir des évaluations de vos performances et des avis sur votre travail au cours de vos expériences professionnelles antérieures.

Date limite de dépôt des candidatures : 14 août 2026

Date prévue d’entrée en poste : début septembre 2026

Pour postuler :

Pour postuler à ce poste, veuillez envoyer une lettre de présentation, un CV et veuillez préciser où vous avez initialement vu cette offre d’emploi dans UN SEUL document au format PDF avec pour objet : [Prénom] [Nom] Adjoint-e exécutif-ve à l’adresse admin.direction@climatlantic.ca .

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