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CLIMATE CHANGE JOBS

Position: Virtual Office Coordinator/Coordonnateur 
Organization: Canadian Institute for Climate Choices
Location: virtual / anywhere in Canada

About the Institute

Established in early 2019, the Institute’s mission is to generate, communicate and mobilize trusted information and policy advice to stakeholders on Canadian policy issues related to clean growth and climate change. We are an independent national research institute committed to highly credible, integrated and inclusive research, analysis, and engagement with experts and practitioners from across the country. 

In addition to filling critical gaps in policy research, we aim to expand the national conversation on climate change to include a greater diversity of voices who can make an important contribution and offer fresh perspectives on climate change impacts and solutions. 
 
The Role

We are seeking an experienced, highly motivated and collaborative Virtual Office Coordinator looking for meaningful work and committed to building the Institute’s capacity to realize its mission. Reporting to the Operations Manager, the Virtual Office Coordinator will support the day-to-day operations of the Institute and our team, located across Canada.  
 
The Virtual Office Coordinator will have a varied role providing administrative support to the research team, the communications and engagement team and the Board of Directors. They will also support the Manager of Operations and other senior staff with office automation and collaboration tools, annual reporting, and other operational functions.  
 
Qualifications and Skills:

  • Post-secondary education and training in business management, communications or related field;
  • Minimum three years of experience with online collaboration tools, business writing and reporting, and office management;
  • Experience providing administrative support to Boards and Staff;  
  • Ability to accurately take meeting minutes and produce well-written records of high-level discussions;
  • Experience with event planning/coordination and logistics management;
  • Proficiency with current online collaboration tools and cloud-based software, including best practices for office automation;
  • Familiarity with invoicing and expense management;
  • Experience or interest to implement sustainability best practices in organizations;
  • Proven ability to take initiative, work independently and add value to high-performing teams;  
  • Strong interpersonal skills - flexible and unflappable;
  • Attention to detail and a demonstrated commitment to delivering impeccable work;
  • Bilingual (French and English) strongly preferred. 

Additional details:

  • Work is done in a virtual environment with Institute staff located across the country.
  • The role is a full-time salaried position with occasional travel within Canada.
  • Salary is competitive and will be based on the skills and experience of the successful candidate. 

To Apply

Send your cover letter and resume to careers@cccgi-icccp.ca by December 8, 2019. The cover letter should clearly state how you meet each of the Qualification and Skills criteria for this role.

The Institute is committed to being an inclusive and equal-opportunity employer that cultivates and celebrates diversity within our hiring practices and organizational culture.

We thank all applicants but only those selected for interview will be contacted. 


OFFRE D'EMPLOI

Institut canadien pour des options climatiques

Coordonnateur de bureaux virtuels

À propos de l’Institut

L’Institut a été établi au début de 2019, et sa mission est de produire, communiquer et mobiliser de l’information fiable ainsi que des conseils stratégiques en matière de croissance propre et de changements climatiques à l’intention des parties prenantes. Nous sommes un institut de recherche national autonome voué à la recherche, l’analyse et l’engagement hautement crédibles, intégrés et inclusifs avec des experts et des praticiens des quatre coins du pays.

En plus de combler les failles cruciales en recherche de politiques, nous aspirons à élargir la conversation nationale sur les changements climatiques, afin d’inclure une plus grande diversité de voix qui peuvent apporter une contribution importante et offrir de nouvelles perspectives sur les impacts et les solutions en matière de changements climatiques.

Le poste

Nous recherchons un coordonnateur de bureaux virtuels expérimenté ainsi que très motivé et collaboratif qui vise à accomplir un travail significatif et s’engage à renforcer la capacité de l’Institut de réaliser sa mission. Relevant du directeur des opérations, le coordonnateur de bureaux virtuels appuiera les activités quotidiennes de l’Institut et de notre équipe, dont les membres sont situés partout au Canada.

Le coordonnateur de bureaux virtuels assumera diverses fonctions, en offrant du soutien administratif à l’équipe de recherche, à l’équipe de Communications et Engagement ainsi qu’au conseil d’administration. Cette personne appuiera aussi le directeur des opérations et d’autres membres de la haute direction relativement aux outils de bureautique et de collaboration ainsi qu’à la production de rapports annuels et assumera d’autres fonctions opérationnelles.

Qualifications et compétences :

  • Études postsecondaires et formation en gestion des affaires, en communications ou dans des domaines connexes.
  • Minimum de trois années d’expérience en utilisation d’outils de collaboration en ligne, en rédaction et production de rapports sur les activités, ainsi qu’en gestion de bureau.
  • Expérience en prestation de soutien administratif à des membres de conseils d’administration et du personnel.
  • Capacité de rédiger fidèlement des procès-verbaux ainsi que de produire des notes de discussions de haut niveau bien rédigées.
  • Expérience en planification et coordination d’événements et en gestion logistique.
  • Maîtrise des outils de collaboration en ligne et des logiciels en nuage actuels, incluant les pratiques exemplaires en matière de bureautique.
  • Connaissance de la facturation et de la gestion des dépenses.
  • Expérience ou intérêt en mise en œuvre de pratiques exemplaires en matière de durabilité au sein d’organismes.
  • Capacité démontrée de prendre des initiatives, de travailler de façon autonome et d’ajouter de la valeur à des équipes à haut rendement.
  • Fortes aptitudes aux relations interpersonnelles – souple et imperturbable.
  • Souci du détail et engagement démontré à produire du travail impeccable.
  • Bilinguisme (français et anglais) fortement souhaitable.

Information additionnelle :

  • Le travail s’effectue dans un environnement virtuel avec le personnel de l’Institut travaillant de partout au pays.
  • Il s’agit d’un poste rémunéré à temps plein nécessitant des déplacements occasionnels au Canada.
  • Le salaire est concurrentiel et sera établi en fonction des compétences et de l’expérience de la personne retenue.

Pour soumettre votre candidature

  • Envoyez votre lettre de présentation et votre curriculum vitae à careers@cccgi-icccp.ca au plus tard le 8 décembre 2019. La lettre de présentation doit énoncer clairement la façon dont vous répondez à chacun des critères relatifs aux qualifications et compétences liées à ce poste.

  • L’Institut s’est engagé à être un employeur inclusif, qui respecte l’égalité des chances; nous cultivons et célébrons la diversité dans nos pratiques d’embauche et notre culture organisationnelle.

  • Nous remercions tous les candidats, mais nous communiquerons seulement avec les personnes sélectionnées pour une entrevue.

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Current status: Open/apply now.   Date posted: Nov 27 2019    ID: 55259