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EMPLOIS OTTAWA JOBS

Version française ci-dessous

Position: Executive Assistant / Adjoint(e) de direction
Organization: Ottawa Riverkeeper | Garde-rivière des Outaouais
Location: downtown Ottawa (working remotely at present)

CONDITIONS

  • 37.5hrs/week, permanent position;
  • Starting salary $40,000-45,000;
  • Competitive benefits package after 3 months (incl. dental, medical, disability);
  • Access to our Group Retirement Savings Plan after 1 year of service;
  • Generous time off including paid Watershed Discovery Days
  • Ability to work remotely at present, but ultimately able to work in our downtown Ottawa office;
  • Ability to work weekdays during business hours;
  • Able to work the odd evening or weekend when called upon;
  • Start date: as soon as possible

POSITION SUMMARY

Ottawa Riverkeeper is seeking a highly organized and business-savvy Executive Assistant to join our team! It’s a dynamic role with some routines and also a lot of opportunities to improvise and create. Roughly 60% of your time will be spent managing the office and assisting with our operations, finance, and compliance practices. The remaining 40% of your time will be acting as the direct assistant to the Executive Director and the Riverkeeper.

WHO WE ARE

Ottawa Riverkeeper is a champion and collective voice for the Ottawa River watershed, providing leadership and inspiration to protect, promote and improve its ecological health and future.

Ottawa Riverkeeper is an equal opportunity employer.

KEY RESPONSIBILITIES

Supporting our executive

  • Provide administrative support to the senior management, including booking travel, accommodations and meetings;
  • Provide a pleasant and professional welcome, in person and online;
  • Track and implement changes to staff HR parameters such as salary, benefits, leave, employment records, distribution of T4s, etc.;
  • Format and/or draft documents, agendas, and correspondence on behalf of senior management;

Finance-focused

  • Assist senior management with budgeting and financial reporting;
  • Manage payables and receivables on a daily basis;
  • Liaise with our bookkeepers and monitor their work;
  • Draft ad hoc financial reports for senior management and board of directors

Office administrator par excellence

  • Keeps the office running smoothly on a day to day basis;
  • Develop protocols, processes and systems to increase organisational effectiveness;
  • Coordinate onboarding of new hires, ensuring they receive great training from their colleagues and online resources;
  • Maintain and monitor office supply inventory levels and place orders as required;
  • Liaise with external service providers (e.g. IT contractors, catering) and ensure quality service;
  • Other tasks and duties as needed by the senior management

JOB REQUIREMENTS

  • A passion for our watershed and unlimited drive to protect it!
  • You’re social and you love working in teams and liaising with the public.
  • University or College Diploma in Business Administration or equivalent, or 2 - 5 years of experience in a similar position considered a strong asset;
  • Bilingual in English and French (oral and written)
  • Advanced skills related to Google applications (e.g. Gmail, Calendar, Team Drive) considered a strong asset;
  • Intermediate skill level in some or all of the following programs Salesforce, Quickbooks, Plooto, Hubdoc and Bamboo HR, considered to be a strong asset;
  • Excellent organizational skills; ability to prioritize tasks and work effectively under numerous deadlines;

APPLICATION PROCESS

Submit your application at this link. The deadline to apply is Monday, October 12th. Please note, we will be reviewing applications on a rolling basis as they are received; early applications are encouraged.


OFFRE D’EMPLOI

Adjoint(e) de direction

CONDITIONS

  • 37,5 heures/semaine, poste permanent;
  • Salaire de départ : 40 000 $ à 45 000 $;
  • Avantages sociaux concurrentiels après 3 mois (comprenant soins dentaires et médicaux, assurance invalidité);
  • Accès à notre régime d’épargne-retraite collectif après 1 an de service;
  • Nombre de congés généreux, y compris des journées payées consacrées à la découverte du bassin versant;
  • Travail à distance pour le moment, mais ultimement dans nos bureaux du centre-ville d’Ottawa;
  • Travail en semaine, durant les heures de bureau;
  • Occasionnellement les soirs et week-ends au besoin;
  • Date d’embauche : dès que possible.

RÉSUMÉ DU POSTE

Garde-rivière des Outaouais est à la recherche d’un(e) adjoint(e) de direction qui a le sens de l’organisation et des affaires pour se joindre à notre équipe! Il s’agit d’un poste dynamique qui comporte une partie de routine, mais qui offre la possibilité d’improviser et de créer. Environ 60 % de votre temps sera consacré à gérer le bureau et contribuer au déroulement de nos activités, de nos finances et de nos pratiques de conformité. Pour les 40 % restant, vous assisterez directement le directeur général et la Garde-rivière.

QUI SOMMES-NOUS

Garde-rivière des Outaouais agit comme défenseur et porte-parole collectif du bassin versant de la rivière des Outaouais. Nous offrons leadership et inspiration en vue de protéger, de promouvoir et d’améliorer sa santé écologique et son avenir.

Garde-rivière est un employeur souscrivant à l’égalité d’accès à l’emploi.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Soutien à la direction

  • Apporter un soutien administratif à la haute direction, y compris dans l’organisation des déplacements, de l’hébergement et des réunions;
  • Offrir un accueil courtois et professionnel, en personne comme en ligne;
  • Assurer le suivi et la mise en œuvre des changements dans les paramètres des ressources humaines, comme le salaire, les avantages sociaux, les congés, les relevés d’emploi, la distribution des T4, etc.;
  • Mettre en forme ou faire l’ébauche de documents, d’ordres du jour et de correspondances au nom de la haute direction.

Côté finance

  • Assister la haute direction dans la création de budgets et de rapports financiers;
  • Gérer les comptes créditeurs et débiteurs quotidiennement;
  • Communiquer avec nos comptables et faire le suivi de leur travail;
  • Faire l’ébauche de rapports financiers ad hoc pour la haute direction et le conseil d’administration.

Administrateur(-trice) de bureau par excellence

  • Assurer le bon déroulement des activités du bureau au quotidien;
  • Développer des protocoles, des méthodes et des systèmes pour améliorer l’efficacité organisationnelle;
  • Coordonner l’intégration des nouveaux(-elles) employé(e)s en s’assurant qu’ils et elles reçoivent une excellente formation de leurs collègues et les ressources en ligne;
  • Surveiller et tenir à jour l’inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes nécessaires;
  • Contacter les fournisseurs de service externes (p. ex. services informatiques, traiteurs) et s’assurer de la qualité du service;
  • Accomplir d’autres tâches à la demande de la haute direction.

COMPÉTENCES REQUISES

  • Passion pour notre bassin versant et volonté inébranlable de le protéger!
  • Vous êtes sociable et aimez travailler en équipe et entrer en contact avec le public;
  • Diplôme universitaire en administration des affaires ou l’équivalent, ou 2 à 5 ans d’expérience à un poste similaire sont considérés comme un solide atout;
  • Bilingue en anglais et en français (oral et écrit);
  • Connaissance approfondie des applications Google (p. ex. Gmail, Calendar, Team Drive) est un solide atout;
  • Aptitude intermédiaire avec un ou l’ensemble des programmes suivants : Salesforce, Quickbooks, Plooto, Hubdoc et Bamboo HR, est un solide atout;
  • Excellent sens de l’organisation; aptitude à hiérarchiser les tâches et à travailler efficacement en fonction de diverses échéances.

PROCÉDURE DE CANDIDATURE

Soumettez votre candidature en cliquant sur ce lien. La date limite de candidature est le lundi 12 octobre. Veuillez noter que les candidatures seront évaluées sur une base continue - les candidats sont encouragés à postuler rapidement.

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Current status: Open/apply now.   Date posted: Sep 30 2020    ID: 57513