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EXECUTIVE ASSISTANT / ADJOINT-E DE DIRECTION

(French to follow)

Hiring: Executive Assistant / Adjoint-e de direction
Organization: Canadian Climate Institute
Location: Anywhere in Canada

Posting date: January 23, 2023
Open until: February 27, 2023
Salary Range: $50,000-$60,000 commensurate with qualifications and experience

The Role

The Executive Assistant will provide a high level of administrative and organizational services and support to the Executive Team. In this role, you will work independently utilizing business knowledge, experience, and administrative expertise to deliver value and support the contributions of the Executive Team. This role is privy to senior leadership matters, communications, correspondence, documents, and decision items and is required to exercise a high level of confidentiality, discretion, diplomacy, and sound judgement.

Key responsibilities include:

  • Maintains the Executive Team’s appointment schedule by planning and scheduling meetings and conference calls across time zones
  • Reviews and processes reimbursements, expense reports, and other expense claims
  • Schedules Board, Committee, and other meetings
  • Provides administrative and coordination support for staff and Board travel
  • Makes the necessary arrangements for meetings and retreats (collaborating with other departments as necessary) including scheduling, researching and securing venues and AV, researching catering options to optimize for cost and sustainability, and supporting travel arrangements
  • Format information for internal communications – memos, emails, agendas, etc.
  • Contribute to a team culture that is positive, productive, and respectful
  • Actively evolves the support function as a partner through operational efficiencies and change advocacy
  • Work collaboratively with Operations colleagues and members of the Engagement, Communications, and Research teams to contribute to the overall success of the Institute

Required Qualifications and Skills

  • Highly resourceful and proactive team-player with the ability to be extremely effective independently
  • Proven ability to handle confidential information with discretion
  • Attention to detail and a demonstrated commitment to delivering impeccable work
  • Solid computer technical skills, ability to quickly adopt new tools and/or working with GSuite, Zoom, Slack
  • Minimum three years of experience providing executive-level support, preferably in a remote environment
  • Experience scheduling meetings and managing competing deadlines and calendars
  • Familiarity with invoicing and expense management an asset
  • Bilingual fluency in French and English is a strong asset
  • An interest in Canadian climate change policy is an asset

Additional Details

  • This position is eligible for four weeks’ paid vacation and health care benefits.
  • We invite all interested individuals to apply and encourage applications from people with disabilities, Indigenous, Black, and racialized individuals, as well as people from a diversity of ethnic and cultural origins, sexual orientations, gender identities and expressions.
  • Work is done in a virtual environment with Institute staff located across the country. The selected candidate would work from home and must be based and eligible to work in Canada.

About the Institute

The Canadian Climate Institute is Canada’s leading climate change policy research organization, producing the rigorous analysis and evidence-based recommendations that are needed to advance climate resilience, chart net zero pathways, and drive long-term prosperity. Learn more at climateinstitute.ca.

To Apply

Send one PDF file including a cover letter and resume outlining your interest and qualifications to careers@climateinstitute.ca labelled LastName_FirstName_JobPosition. Please indicate you saw this posting at GoodWork. We thank all applicants, but only those selected for an interview will be contacted.


OFFRE D'EMPLOI

Date de publication : 23 janvier 2023

Date limite : 27 février 2023

Échelle salariale : 50 000 $ à 60 000 $, négociable selon la qualification et l’expérience.

Lieu : N’importe où au Canada

Le poste

L’adjointe ou l’adjoint de direction fournira des services administratifs et assurera un soutien organisationnel de haut niveau à l’équipe de direction. Elle ou il travaillera en autonomie en se fondant sur ses connaissances opérationnelles, son expérience et ses compétences en administration pour soutenir et enrichir les contributions de la direction. Comme elle ou il sera au courant des affaires, des communications, de la correspondance, des documents et des décisions de la haute direction, il lui faudra en assurer la confidentialité absolue et faire preuve de discrétion, de tact et de jugement.

Principales responsabilités

  • Tenir à jour le calendrier des rencontres de l’équipe de direction, c’est-à-dire planifier les réunions et les conférences téléphoniques en fonction des multiples fuseaux horaires.
  • Examiner et traiter les demandes de remboursement, comptes de frais et autres réclamations.
  • Planifier les réunions, notamment celles du conseil d’administration et des comités.
  • Coordonner les aspects administratifs et logistiques des déplacements du personnel et des administrateurs.
  • Organiser les réunions et les retraites (en collaboration avec d’autres services au besoin), notamment en fixant les dates, en trouvant et en réservant les locaux et les équipements audiovisuels, en comparant les services de traiteur dans un souci d’économie et de durabilité, et en participant à l’organisation des déplacements.
  • Organiser l’information à communiquer à l’interne (notes de service, courriels, ordres du jour, etc.).
  • Contribuer au caractère positif, productif et respectueux de la culture de travail.
  • En tant que partenaire, faire évoluer la fonction de soutien en préconisant l’efficience opérationnelle et le changement.
  • Collaborer avec ses collègues des opérations et les membres des équipes de mobilisation, de communication et de recherche pour contribuer au succès de l’Institut.

Compétences et expérience requises

  • Grande débrouillardise, esprit d’équipe et d’initiative et efficacité remarquable à travailler de façon autonome.
  • Capacité éprouvée à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion.
  • Souci du détail et détermination manifeste à produire un travail impeccable.
  • Solides compétences en informatique, capacité d’utiliser GSuite, Zoom et Slack ou d’adopter rapidement de nouveaux outils.
  • Au moins trois ans d’expérience en soutien à la direction, de préférence à distance.
  • Expérience de l’organisation de réunions et de la gestion de conflits d’échéances et d’horaire.
  • Familiarité avec la facturation et la gestion des dépenses, un atout.
  • Maîtrise du français et de l’anglais, un grand atout.
  • Intérêt pour les politiques climatiques canadiennes, un atout.

Renseignements supplémentaires

  • Ce poste est admissible à quatre semaines de vacances payées et à un régime d’assurance maladie.
  • Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires ou racisées de diverses origines ethniques et culturelles, orientations sexuelles et identités et expressions de genre.
  • Il s’agit d’un poste en télétravail où il faut collaborer avec des collègues de l’Institut situés partout au Canada. La personne choisie travaillera de la maison; elle doit être établie au Canada et avoir le droit d’y travailler.

L’Institut climatique

Principal organisme de recherche sur les politiques climatiques au pays, l’Institut climatique du Canada produit des études rigoureuses et formule des recommandations fondées sur des données probantes pour faire avancer la question de la résilience climatique, montrer la voie vers la carboneutralité et favoriser la prospérité à long terme. Informez-vous sur institutclimatique.ca.

Soumission d’une candidature

Envoyez un fichier PDF incluant une lettre d’accompagnement et un curriculum vitæ présentant votre intérêt pour le poste et vos compétences à carrieres@institutclimatique.ca . Le nom du fichier doit être sous la forme Nomdefamille_Prénom_Titreduposte. Veuillez indiquer que vous avez vu cette offre sur GoodWork.

Nous remercions toutes les personnes qui soumettront leur candidature, mais communiquerons uniquement avec celles retenues pour une entrevue.


 

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Current status: Open/apply now.   Date posted: Jan 25 2023    ID: 66709