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OTTAWA JOBS

Position: Convention Coordinator / Coordonnateur.trice du Congrès
Organization: Green Party of Canada / Parti vert du Canada
Location: Ottawa, Ontario

We are currently seeking an experienced Event Coordinator to manage our Biennial Convention from start to finish. The Convention will be held in Charlottetown, PEI from Oct 3-5, 2020. You will oversee all aspects of event planning and management; within the scope and budget for the event, you will organize all the details, including planning the agenda, speakers, workshops, entertainment, food service, decorations, transportation, and staffing for the days of the event. We expect you to supervise each phase of the plan during the event to ensure it runs smoothly and to close out all vendor invoices once the event is over. Our ideal candidate has at least two years of event planning experience, a long history of coordinating successful events and is bilingual English and French.

Position Type: Temporary Full Time
Location: Ottawa
Application Period: February 28th until filled
Start Date: Immediate
End Date: October 31, 2020

Responsibilities:

  • Convention planning, design and production while managing all project delivery elements within time limits
  • Develop agenda in planning with the Convention Committee and the Leader’s Office, including speakers and workshops
  • Liaise with and provide feedback and periodic reports to Convention Committee and the Leader’s Office
  • Conduct market research, gather information and negotiate contracts prior to closing any deals
  • Propose ideas to improve services and event quality
  • Organize facilities and manage all event’s details such as decor, catering, entertainment, transportation, location, attendee list, special guests, equipment, promotional material etc
  • Work with Communications Department to promote and publicize event
  • Research market, identify event opportunities and generate interest
  • Ensure compliance with insurance, legal, health and safety obligations
  • Specify staff requirements and coordinate their activities
  • Proactively handle any arising issues and troubleshoot any emerging problems on the event day
  • Conduct pre- and post-event evaluations and report on outcomes

Qualifications and required skills:

  • Proven experience as an events planner or organizer
  • Portfolio of previously managed events
  • Excellent time management skills, the ability to manage multiple projects independently and work effectively in a fast paced environment
  • Excellent written and verbal communication skills
  • Excellent attention to detail
  • Flexible schedule
  • Bilingual - English and French

The ideal candidate will also possess:

  • Interpersonal skills
  • Passion for and knowledge of green issues and politics
  • Past experience working or volunteering for a political party at the municipal, provincial or federal level

The Green Party of Canada is an equal-opportunity employer, within a stimulating professional work environment that advocates for healthy work/life balance.

Interested candidates are asked to submit a cover letter and detailed resume to: 

job75@greenparty.ca

Resumes will be accepted until the successful candidate is found.

Thank you for your interest, however, only those candidates selected for an interview will be contacted. For more information regarding the Green Party of Canada, please visit our website: http://www.greenparty.ca.


OFFRE D'EMPLOI

Nous recherchons actuellement un coordonnateur ou une coordonnatrice d'événements expérimenté.e pour gérer l’intégralité de notre Congrès bisannuel. Le Congrès aura lieu à Charlottetown, Î.-P.-É., du 3 au 5 octobre 2020. Vous superviserez tous les aspects de la planification et de la gestion de l'événement. En tenant compte du budget de l'événement, vous organiserez tous les détails, y compris la planification de l'ordre du jour, des panélistes, des ateliers, des divertissements, du service alimentaire, des décorations, du transport et du personnel pour les journées de l'événement. Nous attendons de vous que vous supervisiez chaque phase du plan pendant l'événement pour vous assurer qu'il se déroule sans heurts et que vous clôturiez toutes les factures des fournisseurs une fois l'événement terminé. La personne choisie aura au moins deux ans d'expérience dans la planification d'événements, une longue expérience de la coordination d'événements réussis et sera bilingue (anglais et français).

Type de poste : Temporaire à temps plein
Lieu: Ottawa
Période d'application : Du 28 février jusqu'à ce que le poste soit comblé
Date d’entrée en fonction : Le plus tôt possible
Date de fin du contrat : 31 octobre 2020

Responsabilités :

  • Planification et gestion du Congrès tout en gérant l’intégralité des éléments de la réalisation du projet dans les délais prévus.
  • Élaborer un programme en collaboration avec le comité du Congrès et le bureau de la chef, y compris les panélistes et les ateliers.
  • Assurer la liaison avec le comité du Congrès et le bureau de la chef et leur fournir des retours d'information et des rapports périodiques.
  • Effectuer des études de marché, recueillir des informations et négocier des contrats avant de conclure des affaires.
  • Proposer des idées pour améliorer les services et la qualité des événements.
  • Organiser les installations et gérer tous les détails de l'événement tels que le décor, la restauration, les divertissements, le transport, le lieu, la liste des participants, les invités spéciaux, l'équipement, le matériel promotionnel, etc.
  • Travailler avec le département des communications pour promouvoir et faire connaître l'événement.
  • Analyser le marché, identifier les opportunités d'événements et susciter l'intérêt.
  • Assurer le respect des obligations en matière d'assurance, de droit, de santé et de sécurité.
  • Préciser les besoins en personnel et coordonner leurs activités.
  • Gérer de manière proactive les problèmes qui surviennent et résoudre les problèmes émergents le jour de l'événement.
  • Effectuer des évaluations avant et après l'événement et rendre compte des résultats.

Qualifications et compétences requises :

  • Expérience avérée en tant que planificateur ou organisateur d'événements.
  • Portfolio d'événements gérés précédemment.
  • Excellentes compétences en matière de gestion du temps, capacité à gérer plusieurs projets de manière indépendante et à travailler efficacement dans un environnement au rythme rapide.
  • Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale.
  • Grande attention aux détails.
  • Horaire flexible.
  • Bilinguisme - anglais et français.

Caractéristiques également recherchées :

  • Compétences interpersonnelles.
  • Passion et connaissance des enjeux et de la politique verte.
  • Expérience passée de travail ou de bénévolat pour un parti politique au niveau municipal, provincial ou fédéral.

Le Parti vert du Canada est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances dans un environnement de travail professionnel stimulant qui prône un sain équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Les candidats et les candidates intéressé.es sont prié.es de soumettre une lettre de présentation et un curriculum vitae détaillé à

emploi75@partivert.ca

Les curriculum vitae seront acceptés jusqu'à ce que le poste soit comblé.

Nous vous remercions de votre intérêt, mais seuls les candidats et les candidates retenu.es pour un entretien seront contacté.es. Pour plus d'informations concernant le Parti vert du Canada, veuillez consulter notre site web : http://www.partivert.ca.

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Current status: Open/apply now.   Date posted: Mar 23 2020    ID: 56389