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JOB POSTING / OFFRE D'EMPLOI

Position: Bookkeeper and Administrative Assistant
Organization: La Siembra Co-operative
Location: Ottawa, Ontario

La Siembra Co-operative is a fair trade, worker-owned co-operative, which seeks to promote a new model of trading partnerships guided by the principles of fair trade. Incorporated in 1999, La Siembra is one of the first companies to import, manufacture and distribute Fair Trade and organic certified sugar and cocoa products in North America and has since branched out into Fair Trade and organic certified coffee, candy bars and baking products. La Siembra’s Camino® lines of consumer products are sold in over 3000 retail outlets across Canada.

Main tasks and responsibilities
Accounting and Financial reporting:

  • Input all accounting data into our accounting system
  • Verify data integrity of accounting data
  • Reconcile bank accounts
  • Timely cheque entry and deposit preparation
  • Work closely with the teams to ensure all financial transactions are accounted for
  • Prepare monthly closing transactions and journal entries for monthly financial reporting
  • Digital scanning, filing and record keeping of all financial and administrative documents

Accounts payable:

  • Ensure timely and accurate payment of invoices
  • Maintain a clear picture of short-term cash flow position
  • Reconcile monthly and recurring electronic payments to suppliers
  • Liaise with other teams to ensure all credits or monies owing are accurate and recorded

Accounts Receivable:

  • Update and monitor customer accounts, credit information and payment terms
  • Ensure accuracy of client accounts and prepare client account statements
  • Perform credit checks and process credit card payments
  • Contact clients with past-due invoices
  • Ensure customer credits and inventory adjustments are accurately applied to customer accounts

Administration

Government and Partner Reporting:

  • Prepare monthly HST, WSIB and EHT reports
  • Monitor short term and long term loan balances and payments
  • Ensure timely payments to partners are received in compliance

IT:

  • Research, develop and implement Finance and IT tools and systems
  • Update and monitor La Siembra’s intranet and wiki
  • Assist with IT related projects

Records Keeping:

  • Organize and maintain the accounting records filing system
  • Digitize and file all required documents and backups on La Siembra’s file server
  • Liaise with various parties (e.g. financial auditors, other employees) for accounting records access

Qualifications

  • Relevant degree or diploma
  • At least three (3) years of work experience in a bookkeeping/accounting, or equivalent role
  • Fluency in English (written and oral) required, French an asset
  • Ability to work independently within a team environment and with minimal supervision
  • Excellent communication skills over the telephone and in writing
  • Strong sense of accountability and optimistic, professional, service-oriented attitude
  • Natural attention to detail
  • Proficiency in the use of Microsoft Office programs
  • Ability to work in a fast-paced, cyclical environment

Worker Co-operative Obligations for Full-Time Employees
Employees may apply for membership/ownership in the Cooperative before the 14th month of employment with the Cooperative, thereby sharing the risks and benefits of the business.

Profile

Department Finance and Administration

Location Ottawa, Ontario

Description 30-35 hrs / week

Travel No

Submission by August 21, 2017

If you would like to apply for this position please send to hr mask camino.ca* your resume, as well as your cover letter along with the answers to our little questionnaire (.docx) before August 21st, 2017.

Only complete applications will be reviewed and only short-listed candidates will be contact for an interview. Thank you for your interest.


OFFRE D'EMPLOI

Commis-comptable et adjoint en administration

La Coopérative La Siembra est une coopérative de travailleurs qui cherche à favoriser un nouveau modèle de partenariats commerciaux guidés par les principes du commerce équitable. Incorporée en 1999, La Siembra fut l’une des premières compagnies à importer, fabriquer et distribuer du sucre et du cacao certifiés équitables et biologiques en Amérique du Nord et a depuis étendu ses activités vers le café, les tablettes de chocolat et les produits de cuisson certifiés équitables et biologiques. La gamme de produits de consommation Camino® de La Siembra est vendue dans plus de 3 000 points de vente à travers le Canada.

Principales tâches et responsabilités
Comptabilité et information financière :

  • Saisir toutes les données comptables dans notre système de comptabilité
  • Vérifier l’intégrité des données comptables
  • Concilier les comptes bancaires
  • Saisir les chèques reçus et préparer les dépôts en temps opportun
  • Travailler en étroite collaboration avec les équipes afin de s’assurer que toutes les transactions financières sont comptabilisées
  • Préparer les transactions pour la clôture mensuelle et les écritures de journal pour les rapports financiers mensuels
  • Effectuer la lecture numérique, le classement et la tenue des dossiers pour tous les documents financiers et administratifs

Comptes créditeurs :

  • Veiller au paiement rapide et précis des factures
  • Maintenir une description précise de la position d’encaisse à court terme
  • Concilier les paiements électroniques mensuels et périodiques aux fournisseurs
  • Assurer la liaison avec les autres équipes afin de s’assurer que tous les crédits et sommes dues sont exacts et inscrits

Comptes débiteurs :

  • Mettre à jour et surveiller les comptes clients, les renseignements sur le crédit et les modalités de paiement
  • Veiller à l’exactitude des comptes clients et préparer les relevés de comptes clients
  • Effectuer des vérifications de solvabilité et traiter les paiements par carte de crédit
  • Communiquer avec les clients dont les paiements sont en retard
  • Veiller à ce que les crédits payables aux clients et les ajustements d’inventaire soient appliqués aux comptes clients avec précision

Administration

Rapports au gouvernement et aux partenaires :

  • Préparer les rapports mensuels de la TVH, de la CSPAAT et de l’ISE
  • Surveiller les soldes et les paiements des prêts à court terme et à long terme
  • S’assurer que les paiements ponctuels aux partenaires soient bien reçus conformément

Informatique (IT) :

  • Rechercher, développer et mettre en application des outils et systèmes financiers et informatiques
  • Mettre à jour et surveiller les sites intranet et wiki de La Siembra
  • Soutenir les projets se rattachant aux technologies de I’information (IT)

Tenue des dossiers :

  • Organiser et tenir à jour le système de classement des documents comptables
  • Numériser et classer tous les documents requis et les copies de secours sur le serveur de fichiers de La Siembra
  • Assurer la liaison avec les divers intervenants (p.ex., vérificateurs financiers, autres employés) pour l’accès aux documents comptables

Qualifications

  • Diplôme pertinent
  • Au moins trois années d’expérience dans un rôle de commis-comptable/comptable, ou un rôle équivalent
  • Facilité à s’exprimer en anglais (écrit et oral) obligatoire, le français est un atout
  • Aptitude à travailler de façon indépendante et en équipe et avec peu de supervision
  • Excellentes aptitudes à communiquer au téléphone et par écrit
  • Grand sens des responsabilités, attitude optimiste, professionnelle et axée sur le service
  • Souci du détail
  • Maîtrise des programmes de la suite Microsoft Office
  • Habileté à travailler dans un environnement cyclique au rythme rapide

Obligations pour les employés à temps plein de la coopérative des travailleurs

Les employés peuvent déposer une demande pour devenir membres/propriétaires de la coopérative avant le 14e mois d’emploi au sein de la coopérative, partageant ainsi les risques et les avantages de l’entreprise.

Profil

Service Finances et administration

Lieu Ottawa, Ontario

Description 30 à 35 heures/semaine

Déplacements Non

Mise à jour Août 2017

Présentation de la candidature avant le 21 août 2017

Si vous voulez proposer votre candidature pour ce poste, veuillez envoyer votre CV, une lettre de présentation ainsi que vos réponses à notre petit questionnaire (.docx) à hr mask camino.ca*, avant le 21 aout 2017.

Seules les demandes complètes seront considérées, et seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour une entrevue. Merci de votre intérêt.

When applying, please indicate that you saw this posting at GoodWork.ca.
 

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GoodWork ID: 42195       Date posted to GoodWork.ca: Aug 11 2017